Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website zelos-digital.de und bei der Nutzung unseres KI-Assistenten verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Zelos Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt) vertreten durch den Geschäftsführer Benjamin Kimmel Bosslerstrasse 12 73098 Rechberghausen Deutschland

Telefon: +49 177 5352264 E-Mail: datenschutz@zelos-digital.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei uns nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Hosting

Diese Website wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Die Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Beim Aufruf der Website werden die unter Ziffer 3 genannten Daten auf den Servern des Hosters verarbeitet.

Mit dem Hoster haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Hoster verarbeitet die Daten nur nach unserer Weisung.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, zuverlässigen und effizienten Bereitstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Server automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Diese Daten werden benötigt, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Fehler sowie Angriffe zu erkennen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website. Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht, sofern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers. Bei aktiver Verschlüsselung können Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Speicherung von Informationen in Ihrem Browser

Wir selbst setzen auf dieser Website keine Cookies. Wir speichern jedoch einzelne Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage bzw. Session Storage), die für die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich sind:

• Ihre gewählte Sprache (Deutsch/Englisch)
• Ihre Entscheidungen im Cookie-Banner sowie Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen des KI-Assistenten
• technische Hilfswerte für die Dauer Ihres Besuchs (z. B. die Scroll-Position auf der Startseite und ein Schutz vor wiederholtem Neuladen bei Ladefehlern)

Diese Informationen verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht an uns übermittelt. Die Speicherung ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, da sie unbedingt erforderlich ist, um die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen bereitzustellen. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können diese Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Cookies werden auf dieser Website nur mit Ihrer Einwilligung durch Google Analytics gesetzt (siehe Ziffer 9.3).

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Unternehmen und den Inhalt Ihrer Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.

7. KI-Assistent (Chatbot)

Auf unserer Website bieten wir einen KI-Assistenten an, der Fragen zu Zelos Digital Solutions und unseren Leistungen beantwortet und auf Wunsch einen E-Mail-Entwurf an uns vorbereitet. Die Antworten werden automatisch durch ein KI-System erzeugt. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können uns jederzeit auch direkt per E-Mail oder Telefon erreichen.

7.1 Funktionsweise und beteiligte Dienstleister

Ihre Eingaben werden verschlüsselt an einen von uns betriebenen Vermittlungsdienst (Cloudflare Worker) übertragen und von dort an das Sprachmodell (Large Language Model) eines externen KI-Anbieters weitergeleitet, das die Antwort erzeugt.

• Cloudflare: Für den Vermittlungsdienst, Nutzungsbegrenzungen und das Zwischenspeichern von Antworten nutzen wir Dienste der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare betreibt ein weltweites Servernetz; die Verarbeitung kann daher auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, erfolgen.
• KI-Anbieter: Zur Erzeugung der Antworten setzen wir Sprachmodelle externer Anbieter ein, z. B. von OpenAI, Anthropic oder Google. Der eingesetzte Anbieter kann sich ändern. Die Verarbeitung durch den KI-Anbieter kann außerhalb der EU, insbesondere in den USA, erfolgen. Welcher Anbieter aktuell eingesetzt wird, teilen wir Ihnen auf Anfrage jederzeit mit.

Eine Verwendung zu eigenen Zwecken der Dienstleister ist, vorbehaltlich einer kurzzeitigen Speicherung zur Missbrauchserkennung nach deren Bedingungen, nicht vorgesehen.

7.2 Verarbeitete Daten

• Ihre Eingaben in den Chat sowie der bisherige Gesprächsverlauf der laufenden Sitzung
• die vom KI-Assistenten erzeugten Antworten und ggf. vorbereiteten E-Mail-Entwürfe
• die gewählte Sprache
• technische Daten: IP-Adresse, Browserinformationen (User-Agent), Zeitpunkt der Anfrage, Umfang der Nutzung (z. B. Anzahl verarbeiteter Tokens)
• eine pseudonyme Kennung, die aus IP-Adresse und Browserinformationen mittels einer Hashfunktion gebildet wird

Den vorbereiteten E-Mail-Entwurf versenden Sie selbst über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Für die so an uns gesendete E-Mail gilt Ziffer 6.

7.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Bereitstellung des KI-Assistenten – Beantwortung Ihrer Fragen und Vorbereitung von E-Mail-Entwürfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des KI-Assistenten auf Grundlage der von Ihnen akzeptierten Nutzungsbedingungen) sowie, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
2. Sicherheit und Missbrauchsschutz – Durchsetzung von Nutzungsbegrenzungen (pro Minute und pro Tag), Abwehr automatisierter Zugriffe und Angriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und wirtschaftlich tragbaren Betrieb des Dienstes.
3. Auswertung zu Marketing- und Marktforschungszwecken – Wir können Gesprächsverläufe in pseudonymisierter Form speichern und auswerten, um zu verstehen, welche Themen, Fragestellungen und Leistungen für unsere (potenziellen) Kunden relevant sind, und unser Leistungsangebot, unsere Inhalte und unsere Kommunikation entsprechend weiterzuentwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Ausrichtung unseres Angebots. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 12).

Wir verwenden Gesprächsverläufe nicht zum Training von KI-Modellen. Wir führen die Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen, versuchen nicht, einzelne Nutzer zu identifizieren, und bilden keine personenbezogenen Profile. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7.4 Speicherdauer

• Nutzungsbegrenzung: Zähler auf Basis der pseudonymen Kennung werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht (Minutenzähler nach wenigen Minuten, Tageszähler spätestens zum Ende des jeweiligen Tages).
• Zwischenspeicher (Cache): Antworten auf einzelne, allgemeine Fragen (z. B. über die vorgeschlagenen Startfragen) können bis zu 6 Stunden zwischengespeichert werden, um sie schneller bereitzustellen.
• Gesprächsprotokolle: Pseudonymisierte Gesprächsverläufe werden höchstens 12 Monate gespeichert und danach gelöscht oder vollständig anonymisiert.
• KI-Anbieter: Der jeweilige KI-Anbieter kann Eingaben und Antworten nach seinen Bedingungen für einen begrenzten Zeitraum speichern, insbesondere zur Erkennung von Missbrauch.

7.5 Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen des KI-Assistenten können Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Soweit der jeweilige Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Im Übrigen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wir weisen darauf hin, dass in Drittländern nicht in jedem Fall ein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau besteht und Behörden dort unter Umständen auf Daten zugreifen können.

7.6 Bitte keine vertraulichen oder sensiblen Daten eingeben

Bitte geben Sie in den KI-Assistenten keine vertraulichen Informationen (z. B. Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten), keine personenbezogenen Daten Dritter und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) ein. Für einen ersten Kontakt genügt eine allgemeine Beschreibung Ihres Anliegens.

7.7 Hinweis zur Geltendmachung Ihrer Rechte

Da wir Gesprächsverläufe nur pseudonymisiert speichern, können wir sie Ihrer Person in der Regel nicht ohne Weiteres zuordnen (Art. 11 DSGVO). Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf einen bestimmten Chat geltend machen möchten, helfen uns Angaben wie Datum und ungefähre Uhrzeit sowie der Inhalt der ersten Frage, das Gespräch zu finden.

8. Cloudflare Turnstile (Schutz vor automatisierten Zugriffen)

Zum Schutz des KI-Assistenten vor Missbrauch durch automatisierte Programme (Bots) setzen wir Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein. Turnstile wird auf Seiten geladen, auf denen der KI-Assistent eingebunden ist, und prüft unsichtbar und ohne Rätselaufgaben, ob eine Anfrage von einem Menschen stammt. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Informationen über Ihren Browser, Ihr Gerät und Ihr Interaktionsverhalten an Cloudflare übermittelt und ausgewertet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unseres Dienstes vor missbräuchlicher Nutzung. Soweit dabei auf Informationen in Ihrem Endgerät zugegriffen wird, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da dies für den Schutz des von Ihnen genutzten Dienstes unbedingt erforderlich ist. Zur Übermittlung in die USA gilt Ziffer 7.5 entsprechend. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

9. Webanalyse

9.1 Umami (selbst gehostet, ohne Cookies)

Diese Website nutzt Umami, ein Open-Source-Webanalyse-Tool, das wir selbst auf einem Server in der Europäischen Union betreiben. Umami hilft uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, damit wir sie verbessern können.

Umami setzt keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; es findet weder ein websiteübergreifendes Tracking noch eine Profilbildung statt. Erfasst werden ausschließlich zusammengefasste Nutzungsstatistiken, z. B. aufgerufene Seiten, verweisende Websites, ungefähre Herkunftsregion, Browsertyp, Gerätekategorie sowie Interaktionen mit einzelnen Seitenelementen (z. B. Klicks auf Schaltflächen). Die Daten werden ausschließlich auf unserem eigenen Server verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung der Nutzung zur Optimierung unserer Website.

9.2 Sitzungsaufzeichnung und Heatmaps (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie im Cookie-Banner unter „Marketing & Analyse" einwilligen, nutzen wir zusätzlich eine ebenfalls selbst gehostete Funktion von Umami zur Sitzungsaufzeichnung und zur Erstellung von Heatmaps. Ohne Ihre Einwilligung wird diese Funktion nicht geladen.

Dabei werden Ihre Interaktionen mit der Website aufgezeichnet, insbesondere Mausbewegungen, Klicks, Scrollverhalten und Fenstergröße. Daraus erstellen wir pseudonyme Sitzungswiedergaben und Heatmaps, um die Bedienbarkeit unserer Seiten zu verbessern. Inhalte von Eingabefeldern werden nicht gezielt erfasst. Die Daten werden ausschließlich auf unserem eigenen Server in der Europäischen Union verarbeitet, nicht an Dritte weitergegeben und nach Abschluss der jeweiligen Auswertung gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Footer der Website die „Cookie-Einstellungen" öffnen und Ihre Auswahl ändern.

9.3 Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie im Cookie-Banner unter „Marketing & Analyse" einwilligen, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen: Es wird kein Skript von Google eingebunden, es werden keine Cookies gesetzt und es findet keine Verbindung zu Google-Servern statt.

Google Analytics setzt Cookies, die eine pseudonyme Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen. Erfasst werden insbesondere aufgerufene Seiten und Seitentitel, die verweisende Seite, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätekategorie, ein ungefährer Standort sowie das Ereignis „contact_conversion", mit dem wir erfassen, ob Sie per E-Mail, Telefon oder über unseren KI-Assistenten Kontakt zu uns aufgenommen haben. Die Inhalte Ihrer Chat-Eingaben werden nicht an Google übermittelt.

Die Daten können auch durch die Google LLC in den USA verarbeitet werden. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Footer die „Cookie-Einstellungen" öffnen. Google Analytics wird dann sofort deaktiviert und die gesetzten Cookies werden gelöscht. Die in Google Analytics erfassten Daten werden nach Ablauf der in Google Analytics eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

10. Links zu externen Websites

Unsere Website enthält Links zu externen Websites (z. B. zu LinkedIn-Profilen). Beim bloßen Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Website des jeweiligen Anbieters, für die dessen Datenschutzbestimmungen gelten.

11. Kunden- und Geschäftspartnerdaten

Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir Kontakt- und Vertragsdaten unserer Kunden, Interessenten und Geschäftspartner (z. B. Namen, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Vertrags- und Abrechnungsdaten), soweit dies zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Soweit wir im Rahmen von Kundenprojekten personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage gesonderter Verträge über die Auftragsverarbeitung.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Speicherung und Auswertung Ihrer Chat-Verläufe zu Marketing- und Marktforschungszwecken (Ziffer 7.3 Nr. 3) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Ein formloser Widerspruch an datenschutz@zelos-digital.de genügt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@zelos-digital.de.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die unter Ziffer 3 genannten technischen Daten kann die Website jedoch nicht ausgeliefert werden; ohne die unter Ziffer 7.2 genannten Daten kann der KI-Assistent nicht genutzt werden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.